Termeni și Condiții

1. Despre noi și domeniul de aplicare

1.1. Platforma software PRYSMA (“PRYSMA”/ “Platforma”) este deținută și operată de D&D Consultants Grup S.R.L., o societate înregistrată și funcționând în conformitate cu legile din România, cu sediul în Str. Aleea Ilioara nr. 1, bl. PM29, sc. B, parter, ap. 37, sect. 3, București, adresa de corespondență în Str. Icoanei, Nr. 29A, 020456 Sector 2, București, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2002010108402, cod unic de înregistrare RO14937087.

1.2. Prezentul document reglementează accesul și utilizarea Platformei pentru administrarea testelor și evaluărilor psihologice, inclusiv interfața web, aplicațiile, bazele de date, algoritmii, rapoartele și serviciile conexe. Platforma este destinată utilizării de către clienți profesioniști, inclusiv psihologi, specialiști în resurse umane, psihiatri, specialiști în sănătate mintală, clinici și centre medicale, cabinete individuale și alte unități furnizoare de servicii medicale ori psihologice, angajatori, instituții educaționale sau alte entități ori persoane autorizate să utilizeze instrumente de evaluare psihologică sau profesională, după caz.

1.3. PRYSMA funcționează ca infrastructură tehnică prin care Clienții (definiți conform Secțiunii 2, de mai jos), după ce își creează un cont și achită serviciile furnizate de Platformă, transmit invitații electronice pentru completarea testului către Participanți (definiți conform Secțiunii 2), colectează răspunsurile acestora prin Platformă și generează automat Rapoarte (definite conform Secțiunii 2) sau profiluri pe baza răspunsurilor primite. PRYSMA nu stabilește scopul evaluării, nu selectează Participanții, nu interpretează profesional Rapoartele și nu decide modul în care Clientul utilizează ulterior Rapoartele sau profilurile generate.

1.4. Dacă sunteți consumator persoană fizică, în înțelesul legislației naționale și europene privind consumatorii, și contractați direct cu PRYSMA în afara unei activități profesionale, se aplică, în completare, Anexa 2 (Informații pentru consumatori). Anexa 2 nu se aplică Participanților invitați de un Client să completeze teste prin Platformă, dacă aceștia nu achiziționează direct servicii de la PRYSMA.

1.5. Dacă sunteți Client, se aplică integral prezentul document, inclusiv clauzele privind limitarea răspunderii și interdicția rambursărilor, în măsura permisă de lege.

2. Definiții

2.1. „Platformă” sau „PRYSMA” înseamnă platforma online, dezvoltată și gestionată de entitatea prevăzută la Art. 1.1, în scopul facilitării evaluărilor efectuate de Clienți. Platforma include infrastructura software, interfața web, bazele de date, algoritmii, rapoartele și serviciile digitale furnizate prin intermediul său. Platforma nu furnizează servicii de consiliere psihologică, medicală, clinică, psihiatrică, resurse umane sau juridică, Rapoartele emise necesitând analiză, interpretare și utilizare de către Clienți sau de către Utilizatorii Profesioniști desemnați de acesta.

2.2. „Proprietar” înseamnă D&D Consultants Grup S.R.L., o societate înregistrată și funcționând în conformitate cu legislația din România, având datele de identificare indicate la Art. 1.1.

2.3. „Client” înseamnă profesionistul, entitatea sau persoana care încheie contractul cu PRYSMA, creează un Cont, achită serviciile și utilizează Platforma pentru a invita Participanți să completeze teste, a administra teste și a genera Rapoarte. Clientul poate fi, după caz, psiholog, specialist în resurse umane, psihiatru, specialist în sănătate mintală, clinică sau centru medical, cabinet individual și alte unități furnizoare de servicii medicale ori psihologică, angajator, instituție educațională sau alt utilizator profesionist al Platformei.

2.4. „Utilizator Profesionist” înseamnă persoana fizică autorizată de Client să utilizeze Contul Clientului sau funcționalități ale Platformei în numele sau pe seama Clientului.

2.5. „Participant” înseamnă persoana fizică invitată de Client, prin intermediul unei invitații electronice transmise prin Platformă, să acceseze Platforma și să completeze teste, chestionare sau evaluări.

2.6. „Datele Participanților” înseamnă orice date furnizate de Participanți sau generate în legătură cu utilizarea Platformei de către aceștia, inclusiv date de identificare și de contact, răspunsuri la teste, scoruri, profiluri, Rapoarte, metadate tehnice aferente administrării evaluării și, după caz, date cu caracter personal din categorii speciale, inclusiv date privind sănătatea sau date legate de evaluarea psihologică.

2.7. „Rapoarte” înseamnă documentele, profilurile sau rezultatele generate automat de Platformă, la solicitarea Clientului sau a Utilizatorului Profesionist, pe baza datelor furnizate de Participanți, inclusiv a răspunsurilor acestora la testele completate. Rapoartele reprezintă instrumente-suport și nu constituie, prin ele însele, diagnostic, recomandare profesională, decizie HR, consiliere, tratament sau evaluare profesională finală.

2.8. „Abonament” înseamnă dreptul temporar al Clientului, activat ca urmare a plății tarifului corespunzător, de a accesa Platforma și funcționalitățile incluse în planul de abonament ales de Client.

2.9. „Date Agregate” înseamnă date prelucrate astfel încât să nu permită identificarea unei persoane, direct sau indirect, în condițiile legii.

2.10. „Date Anonimizate” înseamnă date prelucrate ireversibil astfel încât persoana vizată să nu mai poată fi identificată, direct sau indirect, prin mijloace rezonabile, în condițiile legislației aplicabile.

3. Acceptarea Termenilor

3.1. Prin crearea Contului și/sau prin utilizarea Platformei, declarați expres că aveți capacitatea legală și că acceptați prezentul document.

3.2. Dacă utilizați Platforma în numele unei entități, declarați că aveți autoritatea necesară pentru a accepta prezentul document în numele acelei entități.

3.3. Pentru consumatori, drepturile legale imperative prevalează asupra oricăror dispoziții contrare conținute în acești Termeni și Condiții.

3.4. În lipsa acceptării Termenilor și Condițiilor nu puteți utiliza Platforma.

4. Descrierea serviciului și scopul intenționat

4.1. PRYSMA furnizează Clientului instrumente tehnice pentru crearea și administrarea Contului, transmiterea invitațiilor electronice către Participanți, administrarea testelor și evaluărilor, colectarea răspunsurilor Participanților, utilizarea Rapoartelor generate în mod automat de Platformă precum și a profilurilor Participanților, vizualizarea și exportul datelor și Rapoartelor în formatele puse la dispoziție de Platformă.

4.2. Clientul este cel care stabilește scopul evaluării, selectează Participanții, alege testele sau evaluările utilizate, decide dacă și cum folosește Rapoartele și este responsabil pentru orice interpretare, feedback, consiliere, recomandare, decizie de resurse umane, decizie clinică, comunicare către terți sau altă utilizare ulterioară a Rapoartelor sau profilurilor generate prin Platformă.

4.3. PRYSMA nu furnizează servicii medicale, psihologice, clinice, de diagnostic, de psihoterapie, psihiatrie, resurse umane, coaching, consiliere sau recomandări personalizate sau orice alte servicii cu caracter medical/paliativ/etc. PRYSMA nu stabilește modul de utilizare a datelor cu caracter personal încărcate de Participanți din proprie voință pe Platformă, nu adoptă decizii cu privire la Participanți și nu se implică în relația profesională dintre Client și Participant ori în relația dintre Client și orice terț beneficiar al evaluării.

4.4. Platforma nu adoptă decizii exclusiv automate cu efect juridic sau similar asupra Participanților. Rapoartele sunt generate automat ca instrumente-suport și trebuie interpretate și utilizate de Client cu intervenție umană adecvată, în funcție de contextul profesional al evaluării.

4.5. Platforma nu oferă garanții de niciun fel, explicite sau implicite, inclusiv, dar fără a se limita la, garanții de adecvare pentru un anumit scop, populație, industrie, decizie, metodologie profesională sau jurisdicție.

4.6. Platforma se utilizează în măsura disponibilității și ca atare, în limitele funcționalităților generate automat, fără nicio garanție cu privire la capacitatea de a genera un conținut anume, modelat în funcție de așteptările Clientului sau ale Utilizatorului Profesionist.

5. Eligibilitate de accesare a Platformei

5.1. Participanții sunt persoanele invitate de Client printr-un link generat din Platformă. Clientul este singurul responsabil să se asigure că Participantul poate fi evaluat în mod legal și, în cazul minorilor, că există acordul parental sau alt temei legal valabil pentru evaluare și pentru prelucrarea datelor Participantului.

5.2. Clientul garantează că nu invită minori decât dacă există o bază legală valabilă și, atunci când consimțământul constituie temeiul juridic, a fost obținut acordul titularului răspunderii părintești în conformitate cu legislația aplicabilă. PRYSMA poate solicita Clientului orice confirmări sau documente justificative privind existența acordului parental sau a temeiului legal aplicabil.

6. Conturi și securitate

6.1. Fiecare Cont este individual și netransmisibil, cu excepția accesului acordat de Clienți Utilizatorilor Profesioniști autorizați de aceștia, în limitele funcționalităților puse la dispoziție de Platformă.

6.2. Clientul este responsabil pentru confidențialitatea datelor de autentificare, precum și pentru toate activitățile derulate prin Contul său de către Utilizatorii Profesioniști autorizați de el.

6.3. Este interzisă partajarea neautorizată a Contului, utilizarea simultană de către mai multe persoane în afara limitelor planului aplicabil, transferul accesului sau testarea neautorizată a vulnerabilităților. Platforma își rezervă dreptul de a utiliza sau introduce funcționalități adecvate pentru controlul acestei limite de securitate și poate limita sau suspenda accesul la Cont în situația în care există suspiciuni rezonabile că acesta este utilizat cu încălcarea acestei prevederi.

7. Abonamente, plăți și taxe

7.1. Planurile de abonament, prețurile și serviciile incluse sunt descrise în interfața Platformei.

7.2. Proprietarul își rezervă dreptul de a modifica prețurile sau structura planurilor cu o notificare prealabilă rezonabilă și/sau structura planurilor de abonament, cu notificarea prealabilă a Clientului cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare a modificărilor. Modificările nu afectează comenzile deja confirmate sau abonamentele deja achitate pentru perioada contractuală în curs, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

7.3. Pentru Clienți, sumele achitate sunt nerambursabile, cu excepția situațiilor de încălcare materială pe care PRYSMA nu se oferă să le remedieze, deși ar fi avut obligația legală sau contractuală de a o face.

7.4. Pentru consumatorii care contractează direct cu PRYSMA, se aplică dreptul de retragere și politica de rambursare conform Anexei 2 (Informații pentru consumatori). Executarea serviciului și emiterea unui Raport în Platformă pot determina pierderea dreptului de retragere numai în condițiile legii aplicabile și ale Anexei 2.

8. Utilizare permisă și restricții de utilizare

8.1. Clientul nu va utiliza Platforma în mod ilicit, discriminatoriu, pentru a încălca drepturile terților sau pentru a încerca accesul neautorizat, scraping, crawling, reverse engineering ori introducere de cod malițios. De asemenea, Clientul nu va introduce malware, viruși sau orice alt cod dăunător în Platformă și nu va testa vulnerabilitățile Platformei.

8.2. Clientul nu va utiliza Platforma pentru a adopta decizii exclusiv automatizate care produc efecte juridice asupra Participanților sau îi afectează în mod similar semnificativ, decât în măsura în care sunt îndeplinite toate condițiile legale aplicabile, inclusiv informarea corespunzătoare, existența unui temei legal valabil și garanțiile necesare pentru protecția drepturilor Participanților.

8.3. Platforma nu oferă servicii de interoperabilitate personalizată. Prin eliberarea Rapoartelor și asigurarea posibilității de a le exporta în formatele puse la dispoziție, Platforma își îndeplinește orice obligație legală aplicabilă de a asigura portabilitatea sau interoperabilitatea, în măsura în care o astfel de obligație îi revine.

9. Regim AI și utilizări interzise

9.1. Orice funcționalitate algoritmică a Platformei este destinată exclusiv scopului declarat în cadrul Secțiunii 4.

9.2. Este interzisă utilizarea Platformei pentru practici de scorare socială, respectiv pentru clasificarea sau evaluarea persoanelor pe baza comportamentului ori a caracteristicilor acestora, în cazurile interzise de lege, precum și pentru recunoașterea emoțiilor în situațiile în care aceasta este interzisă de legislația aplicabilă.

9.3. PRYSMA poate dezactiva anumite funcții sau toate funcțiile dacă identifică neconformități sau are o suspiciune rezonabilă referitoare la producerea iminentă a unor neconformități.

9.4. Clientul și Utilizatorii Profesioniști nu pot folosi motoare de tip AI, sisteme externe de inteligență artificială sau instrumente similare pentru a extrage, reproduce, analiza, antrena, reconstrui sau obține Rapoarte ori informații din Platformă, cu excepția cazului în care PRYSMA și-a exprimat acordul scris prealabil.

10. Proprietate intelectuală

10.1. Toate testele, itemii, normele, algoritmii, metodele de scorare, rapoartele, textele, grafica și componentele Platformei sunt protejate de drepturi de autor care aparțin PRYSMA prin copyright propriu sau licențe exclusive sau neexclusive.

10.2. Este interzisă copierea, reproducerea, distribuirea, capturarea ecranului, inclusiv prin funcționalități print screen, republicarea, extragerea sistematică și antrenarea modelelor de inteligență artificială pe conținutul Platformei, fără consimțământ scris prealabil al PRYSMA.

10.3. Rapoartele sunt licențiate Clientului cu titlu neexclusiv, netransferabil, exclusiv pentru uz personal și pentru utilizarea profesională permisă în relația cu Participantul în numele căruia Clientul realizează evaluarea, fără drept de sublicențiere, republicare sau exploatare independentă a conținutului Platformei.

10.4. Clientul păstrează toate drepturile asupra datelor pe care le introduce în Platformă. PRYSMA nu dobândește niciun drept de proprietate intelectuală asupra datelor introduse de Client sau asupra Datelor Participanților, cu excepția dreptului de utilizare în vederea furnizării serviciilor, emiterii Rapoartelor și utilizării Datelor Agregate sau Anonimizate în condițiile Art. 16.

11. Roluri privind protecția datelor și scopurile distincte

11.1. PRYSMA acționează în calitate de operator independent pentru datele pe care le colectează în vederea scopurilor proprii, precum datele de cont, facturare, jurnalizare, securitate, suport, analiză de utilizare a Platformei, îmbunătățiri de produs și comunicări comerciale proprii, în condițiile informării de confidențialitate aplicabile.

11.2. În ceea ce privește Datele Participanților prelucrate pentru administrarea testelor, colectarea răspunsurilor și generarea Rapoartelor la solicitarea Clientului, Clientul acționează în calitate de operator, iar PRYSMA acționează în calitate de persoană împuternicită, prelucrând Datele Participanților pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, conform Anexei 1 (Acord de Prelucrare a Datelor).

11.3. Clientul este exclusiv responsabil pentru stabilirea scopului evaluării, alegerea testelor, selectarea Participanților, transmiterea invitațiilor, informarea Participanților, identificarea temeiului juridic aplicabil, obținerea consimțământului explicit atunci când este necesar, interpretarea Rapoartelor și orice decizie, recomandare, consiliere, feedback, comunicare către terți sau altă utilizare ulterioară a Rapoartelor sau profilurilor generate prin Platformă.

11.4. PRYSMA nu controlează și nu răspunde pentru prelucrările ulterioare efectuate de Client sau de terții cărora Clientul le comunică Rapoartele, inclusiv angajatori, instituții educaționale, clinici, beneficiari ai evaluării sau alte persoane.

11.5. Mai multe detalii despre prelucrarea Datelor Participanților în relația operator–persoană împuternicită se regăsesc în Anexa 1 (Acord de Prelucrare a Datelor), parte integrantă a Termenilor și Condițiilor.

12. Temei juridic pentru categoriile speciale de date

12.1. Clientul garantează că a identificat un temei juridic valabil pentru prelucrarea Datelor Participanților, inclusiv, dacă este cazul, o excepție aplicabilă în temeiul Art. 9 GDPR pentru prelucrarea categoriilor speciale de date, cum ar fi datele de sănătate sau datele psihologice.

12.2. Clientul garantează Participanților respectarea drepturilor legale cu privire la datele cu caracter personal colectate, inclusiv a dreptului de acces la date, a dreptului de a fi informați cu privire la scopul prelucrării, perioada pentru care se stochează datele, destinatarii datelor, modul de prelucrare a datelor și în special dacă se creează profiluri pe baza datelor prelucrate, precum și consecințele unei astfel de prelucrări.

12.3. Clientul este responsabil pentru obținerea, documentarea și gestionarea consimțământului Participanților pentru prelucrare. PRYSMA poate pune la dispoziție un flux tehnic de informare sau confirmare în Platformă, însă acest flux nu exonerează Clientul de responsabilitatea stabilirii temeiului juridic, a informării Participantului, a obținerii și documentării consimțământului sau a altui temei legal aplicabil.

12.4. La solicitarea Platformei, Clientul va furniza documentele justificative care demonstrează temeiul legal al evaluării și, după caz, existența consimțământului și/sau a acordului parental.

12.5. PRYSMA poate suspenda de îndată orice prelucrări de date cu caracter personal care ridică suspiciuni rezonabile de încălcare a legii și poate solicita orice informații sau documente Clienților în vederea clarificării situației.

13. Rapoarte generate automat și supraveghere umană

13.1. Rapoartele sunt generate automat din răspunsuri și reprezintă instrumente suport. Ele nu constituie diagnostic, recomandări medicale, psihologice, clinice, psihiatrice, de resurse umane sau juridice și nu substituie evaluarea profesională independentă.

13.2. Interpretarea Rapoartelor de către un profesionist competent sau acreditat, după caz, se află în responsabilitatea Clientului. Clientul este responsabil pentru informarea Participanților și pentru asigurarea că Rapoartele nu sunt utilizate ca unic criteriu decizional în situații care produc efecte juridice sau semnificative asupra Participanților, cu excepția cazului în care sunt îndeplinite toate condițiile legale aplicabile (fără ca acest lucru să transfere în responsabilitatea Platformei verificarea aplicabilității și îndeplinirii respectivelor condiții legale).

13.3. Clientul este responsabil pentru orice utilizare ulterioară a Raportului, inclusiv feedback, consiliere, coaching, decizii de resurse umane, recomandări clinice sau profesionale, comunicări către angajatori, instituții educaționale, clinici, terți beneficiari sau alte persoane.

14. Disponibilitate, mentenanță și modificări de serviciu

14.1. Platforma depune eforturi rezonabile pentru a asigura un grad cât mai ridicat de disponibilitate, însă nu garantează funcționarea neîntreruptă a Platformei.

14.2. Platforma poate suspenda temporar accesul pentru mentenanță, actualizări, din motive de siguranță sau pentru orice alt motiv rezonabil identificat de aceasta.

14.3. Orice schimbare semnificativă a funcționalităților va fi notificată în avans, acordând un termen rezonabil până la implementare, ori de câte ori este posibil.

15. Export, retenție și ștergere de date

15.1. Clientul poate exporta Rapoarte și date proprii în formatele puse la dispoziție de Platformă.

15.2. Clientul este responsabil, în calitate de operator, pentru stabilirea duratelor de păstrare aplicabile Datelor Participanților și pentru ștergerea acestora din Cont atunci când păstrarea nu mai este necesară pentru scopurile stabilite de Client. PRYSMA pune la dispoziția Clientului funcționalități de export și ștergere, în limitele tehnice ale Platformei.

15.3. Pe durata contractului, Datele Participanților rămân disponibile în Contul Clientului potrivit funcționalităților Platformei și instrucțiunilor Clientului. PRYSMA nu este obligată să șteargă unilateral Datele Participanților din Conturile active ale Clienților, cu excepția cazului în care acest lucru este cerut de lege, de prezentul document sau de instrucțiunile Clientului comunicate conform funcționalităților Platformei.

15.4. La încetarea contractului din orice motiv, PRYSMA va permite Clientului, pentru o perioada maximă de 24 de luni, să exporte Datele Participanților și Rapoartele disponibile în Cont. După expirarea acestei perioade, PRYSMA poate șterge sau anonimiza Datele Participanților (la alegerea sa), cu excepția datelor pe care PRYSMA este obligată legal să le păstreze, a copiilor de siguranță, a Datelor Participanților care au furnizat un acord special pentru cercetare științifică sau statistică, precum și a tuturor altor date ce trebuie păstrate temporar din motive tehnice, precum și a Datelor Anonimizate.

16. Date agregate și date anonimizate

16.1. PRYSMA poate utiliza Date Agregate și Date Anonimizate pentru analiză statistică, îmbunătățirea serviciilor, cercetare, benchmarking și dezvoltarea produselor, cu condiția ca aceste date să nu permită identificarea persoanelor în condițiile legii. PRYSMA nu va utiliza Datele Participanților identificabile pentru cercetare, dezvoltare de produs sau în alte scopuri proprii incompatibile cu instrucțiunile Clientului, cu excepția cazului în care există un temei juridic valabil și o informare corespunzătoare.

17. Securitate și incidente

17.1. PRYSMA menține măsurile tehnice și organizatorice adecvate asigurării securității față de incidente de securitate cibernetică, incluzând, fără a se limita la, testarea periodică de securitate și gestionarea vulnerabilităților. Cu toate acestea, Platforma nu garantează absența tuturor atacurilor ori incidentelor de securitate cibernetică.

17.2. PRYSMA notifică Clientul, fără întârzieri nejustificate și în termen de cel mult 72 de ore de la luarea la cunoștință, despre orice incident de securitate care afectează Datele Participanților, furnizând informațiile rezonabile disponibile la acel moment, inclusiv natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ al persoanelor vizate afectate și măsurile luate sau propuse pentru remedierea incidentului.

18. Limitarea răspunderii

18.1. PRYSMA nu răspunde pentru pierderi de orice fel, inclusiv pentru pierderi sau prejudicii, inclusiv pentru pierderi indirecte, pierderi de profit, pierderi de date, prejudicii reputaționale, litigii de muncă, decizii HR, decizii clinice, decizii educaționale, decizii profesionale sau alte daune indirecte ori consecutive, în măsura maximă permisă de lege.

18.2. PRYSMA nu răspunde pentru interpretarea Rapoartelor, pentru deciziile sau recomandările formulate de Client ori de terți, pentru consilierea, coaching-ul, feedback-ul sau comunicările realizate pe baza Rapoartelor și nici pentru utilizarea Rapoartelor în afara Platformei.

18.3. PRYSMA nu răspunde pentru exactitatea, caracterul complet sau caracterul adecvat al informațiilor, datelor, răspunsurilor sau instrucțiunilor furnizate de Client ori de Participanți, nici pentru consecințele generate de date incorecte, incomplete, neactualizate, neconforme sau introduse cu încălcarea legii.

18.4. PRYSMA nu răspunde pentru lipsa informării Participanților, pentru neobținerea consimțământului sau a oricărui alt temei legal necesar pentru evaluare, pentru nerespectarea obligațiilor profesionale ale Clientului ori pentru utilizarea Platformei în afara scopului permis prin prezenții Termeni și Condiții.

18.5. PRYSMA nu răspunde pentru acțiunile, omisiunile, deciziile, recomandările, comunicările sau prelucrările ulterioare realizate de Client, de afiliații acestuia, de angajații, colaboratorii, consultanții, beneficiarii finali sau orice alte terțe persoane care primesc, accesează sau utilizează Rapoartele ori informațiile generate prin intermediul Platformei.

18.6. PRYSMA nu răspunde pentru indisponibilitatea temporară a Platformei, întreruperile, întârzierile, erorile tehnice, incompatibilitățile, pierderea accesului sau limitările de funcționalitate cauzate de furnizori terți, servicii de internet, dispozitive, sisteme informatice, browsere, configurații tehnice, mentenanță, incidente de securitate cibernetică sau alte evenimente aflate în afara controlului rezonabil al PRYSMA.

18.7. Limitarea de la Art. 18.1 și 18.6 nu se aplică în caz de încălcări intenționate ale obligațiilor legale în materie de prelucrare a datelor.

18.8. În cazul consumatorilor, răspunderea PRYSMA este limitată în măsura maximă permisă de legislația aplicabilă acestora.

19. Despăgubiri

19.1. Clientul va despăgubi PRYSMA pentru orice pretenții ale terților rezultate din utilizarea ilicită a Platformei sau contrară scopului său, din încălcarea Termenilor și Condițiilor aplicabile Platformei, din încălcarea drepturilor terților sau a legislației aplicabile, inclusiv a regulilor de protecție a datelor, în măsura permisă de lege.

19.2. Clientul va despăgubi PRYSMA pentru orice pretenții formulate de Participanți sau de terți în legătură cu scopul evaluării, lipsa unui temei juridic valabil, lipsa informării corespunzătoare, lipsa consimțământului sau a acordului parental, atunci când acestea sunt necesare, interpretarea Rapoartelor, deciziile sau recomandările Clientului ori comunicarea Rapoartelor către terți, în măsura în care pretențiile nu sunt cauzate în mod direct de încălcarea de către PRYSMA a obligațiilor care îi revin potrivit prezentelor Termeni și Condiții.

20. Suspendare și încetare

20.1. PRYSMA poate suspenda sau închide Conturi pentru neplată, fraudă, utilizare abuzivă, încălcarea Termenilor și Condițiilor aplicabile, periclitarea securității sau pentru orice altă încălcare semnificativă de către Client a obligațiilor sale.

20.2. PRYSMA poate suspenda administrarea unor teste, accesul la anumite Rapoarte sau funcționalități ori întregul Cont în cazul în care există suspiciuni rezonabile că utilizarea Platformei încalcă legislația aplicabilă, drepturile Participanților, obligațiile de protecție a datelor sau restricțiile de utilizare prevăzute în prezentul document, precum și în cazul în care există suspiciunea rezonabilă ca datele colectate sunt utilizate pentru săvârșirea unei infracțiuni sau pot contraveni ordinii publice or bunelor moravuri.

20.3. La încetarea contractului, se aplică Art. 15 privind exportul, retenția și ștergerea datelor.

21. Modificarea Termenilor și Condițiilor

21.1. Proprietarul poate modifica Termenii și Condițiile pentru motive legitime, cum ar fi schimbări în furnizarea serviciilor, modificări legislative, cerințe de securitate sau necesități operaționale.

21.2. Clienții vor fi notificați cu privire la modificările care au impact asupra lor, într-un termen rezonabil în prealabil. Notificarea va fi realizată prin intermediul Platformei.

21.3. Dacă nu acceptă modificarea, Clienții pot rezilia contractul de utilizare a Platformei, fără penalități, înainte ca modificarea să intre în vigoare. Continuarea utilizării după data efectivă de implementare a modificării constituie acceptare.

22. Forță majoră

22.1. PRYSMA nu răspunde pentru neexecutarea sau executarea cu întârziere a obligațiilor cauzată de evenimente aflate în afara controlului său rezonabil, inclusiv, dar fără a se limita la: dezastre naturale, războaie, pandemii, atacuri cibernetice, întreruperi ale infrastructurii sau acțiuni guvernamentale. În cazul în care evenimentul de forță majoră continuă pentru o perioadă mai mare de 60 (șaizeci) de zile, oricare dintre părți poate rezilia contractul fără penalizări.

23. Legea aplicabilă și jurisdicție

23.1. Prezentul contract este guvernat de legea română.

23.2. Consumatorii pot introduce acțiuni în fața instanțelor din statul lor de reședință (dacă este cazul) și nu pot fi acționați în altă parte decât conform legii.

23.3. Litigiile cu profesioniști se soluționează de instanțele competente, cu excepția cazului în care legea prevede altfel.

24. Clauze finale

24.1. Termenii și Condițiile de față produc efecte juridice obligatorii între Platformă și Client și sunt obligatorii pentru aceștia.

24.2. În măsura în care orice prevedere din Termeni și Condiții este sau devine ulterior nelegală, nulă sau nu poate fi pusă în executare în conformitate cu legea aplicabilă, legalitatea, validitatea și posibilitatea de a fi puse în executare silită a celorlalte dispoziții ale Termenilor și Condițiilor nu vor fi afectate sau prejudiciate de acest eveniment. Platforma va depune toate eforturile pentru a aduce Termenilor și Condițiilor acele modificări necesare pentru a produce același efect comercial intenționat la momentul redactării lor.

24.3. Orice comunicări juridice se fac la datele de contact comunicate în Platformă.

24.4. Neexercitarea sau exercitarea cu întârziere de către PRYSMA a oricărui drept prevăzut în prezentul document nu constituie o renunțare la acel drept.

24.5. Prezentul document, inclusiv Anexele sale, constituie întregul acord dintre Platformă și Client cu privire la obiectul său și înlocuiește orice înțelegere sau comunicare anterioară, scrisă sau verbală, cu privire la același obiect.

24.6. Clientul nu poate cesiona sau transfera drepturile sau obligațiile care decurg din prezentul document. PRYSMA poate cesiona sau transfera prezentul document către un afiliat sau în cadrul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active, Clientul exprimându-și acordul anticipat cu privire la această operațiune.

Anexa 1 — Acord de Prelucrare a Datelor

1. Scop, domeniu și roluri

1.1. Prezenta anexă stabilește regulile aplicabile prelucrării Datelor Participanților de către PRYSMA în calitate de persoană împuternicită a Clientului, în legătură cu administrarea testelor și evaluărilor prin Platformă, transmiterea invitațiilor, colectarea răspunsurilor, generarea Rapoartelor și furnizarea funcțiilor conexe la instrucțiunile Clientului.

1.2. Clientul acționează în calitate de operator al Datelor Participanților și stabilește scopurile evaluării, temeiurile juridice, Participanții invitați, testele utilizate, destinatarii Rapoartelor, perioadele de retenție și utilizările ulterioare ale Rapoartelor sau profilurilor generate prin Platformă.

1.3. PRYSMA acționează în calitate de persoană împuternicită pentru Datele Participanților prelucrate în numele Clientului în cadrul administrării evaluărilor, în sensul art. 28 GDPR1.4. În această calitate, PRYSMA va prelucra Datele Participanților exclusiv conform instrucțiunilor documentate ale Clientului, va asigura confidențialitatea prelucrării, va notifica Clientul înainte de orice transfer internațional al Datelor Participanților, va implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura îndeplinirea de către Client a obligației de a răspunde cererilor Participanților privind exercitarea drepturilor lor și va coopera cu Clientul în vederea îndeplinirii obligațiilor acestuia în temeiul legislației privind protecția datelor.

1.4. PRYSMA acționează în calitate de operator independent pentru datele pe care le colectează în scopuri proprii, cum ar fi datele de cont, facturare, jurnalizare, securitate, suport, analiză de utilizare a Platformei, îmbunătățiri de produs și comunicări comerciale proprii.

1.5. Clientul este responsabil pentru orice prelucrare ulterioară a Datelor Participanților sau a Rapoartelor în afara Platformei, inclusiv comunicarea către angajatori, instituții educaționale, clinici, terți beneficiari, Participanți sau alte persoane.

2. Categorii de date, surse și persoane vizate

2.1. În cadrul furnizării Platformei, PRYSMA poate prelucra următoarele categorii de Date ale Participanților în calitate de persoană împuternicită:

1. date de identificare și contact ale Participantului, în măsura furnizată de Client sau de Participant;
2. răspunsuri la teste, chestionare sau evaluări;
3. scoruri, indici, profiluri și Rapoarte generate automat;
4. metadate tehnice aferente utilizării Platformei de către Participant, inclusiv informații privind dispozitivul, sesiunea, adresa IP și jurnale tehnice, în măsura necesară pentru funcționare, securitate și audit;
5. date din categorii speciale, inclusiv date de sănătate sau date psihologice, în măsura în care acestea rezultă din natura testelor sau evaluărilor administrate de Client.

• Date operaționale de cont: nume de utilizator și parolă, setări de profil, jurnale de utilizare, date de suport.
• Date pentru facturare și conformitate: adresă poștală (dacă este necesară), date fiscale ale plătitorului (în cazul conturilor plătite, istoric tranzacțional) date privind invitația și administrarea evaluării, inclusiv testul alocat, marcaje temporale, statusul invitației și sesiunea de completare;

2.2. Separat, PRYSMA poate prelucra în calitate de operator independent date ale Clientului și ale Utilizatorilor Profesioniști, cum ar fi nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, organizație, rol, date de autentificare, date de facturare, istoric tranzacțional, date de suport, jurnale de utilizare și date tehnice.

2.3. Sursa Datelor Participanților este reprezentată de Client, care transmite invitații și poate furniza date inițiale de contact, de Participant, care completează testele sau evaluările, precum și de colectarea automată prin utilizarea Platformei.

2.4. PRYSMA nu solicită codul numeric personal ori alte numere de identificare naționale în mod curent. Dacă, în situații limitate, astfel de date sunt necesare potrivit legii sau sunt introduse de Client, Clientul este responsabil pentru existența temeiului juridic și pentru aplicarea garanțiilor suplimentare prevăzute de lege.

3. Scopuri ale prelucrării și temeiuri legale

3.1. Pentru Datele Participanților prelucrate de PRYSMA în calitate de persoană împuternicită, scopurile prelucrării sunt furnizarea serviciilor către Client, respectiv transmiterea invitațiilor, administrarea testelor, colectarea răspunsurilor, generarea Rapoartelor, punerea acestora la dispoziția Clientului, asigurarea securității Platformei, suportul tehnic și îndeplinirea obligațiilor contractuale ale PRYSMA față de Client.

3.2. Temeiul juridic al prelucrării Datelor Participanților este stabilit de Client, în calitate de operator. Clientul este responsabil pentru identificarea temeiului juridic adecvat în temeiul art. 6 GDPR și, dacă sunt prelucrate categorii speciale de date, pentru identificarea unei excepții aplicabile în temeiul art. 9 GDPR.

3.3. Pentru datele de cont, facturare, suport, securitate, analiză de utilizare a Platformei, îmbunătățiri de produs și comunicări proprii, PRYSMA acționează în calitate de operator independent și prelucrează datele în baza temeiurilor indicate în informarea de confidențialitate aplicabilă.

4. Consimțământ explicit și categorii speciale de date

4.1. Atunci când temeiul juridic al evaluării sau al prelucrării categoriilor speciale de date este consimțământul, Clientul este responsabil pentru obținerea unui consimțământ valabil, inclusiv explicit, dacă este necesar potrivit art. 9 GDPR.

4.2. PRYSMA poate pune la dispoziție un flux tehnic prin care Participantului îi sunt afișate informații privind prelucrarea prin Platformă sau prin care Participantul confirmă anumite opțiuni, însă acest flux nu exonerează Clientul de responsabilitatea stabilirii temeiului juridic, informării Participantului și documentării consimțământului sau a altui temei legal aplicabil.

4.3. În cazul minorilor, Clientul este responsabil pentru obținerea acordului titularului autorității părintești atunci când acest acord este necesar potrivit legislației aplicabile.

4.4. PRYSMA poate utiliza Date Anonimizate pentru cercetare, analiză statistică și îmbunătățirea serviciilor. Datele Participanților identificabile nu vor fi utilizate pentru cercetare sau dezvoltare de produs decât dacă există un temei juridic valabil și o informare corespunzătoare.

5. Transparență și informare

5.1. PRYSMA poate pune la dispoziția Participanților, în cadrul fluxului tehnic de accesare a testului, informații privind prelucrarea efectuată prin Platformă.

5.2. Clientul rămâne responsabil, în calitate de operator, pentru furnizarea unei informări complete privind scopul evaluării, temeiul juridic, destinatarii Rapoartelor, consecințele evaluării, perioada de stocare a datelor, drepturile Participantului și orice utilizare ulterioară a Raportului în afara Platformei.

5.3. Clientul se obligă să nu transmită invitații către Participanți și să nu utilizeze Platforma pentru evaluarea acestora decât după ce a îndeplinit obligațiile de informare care îi revin potrivit legislației aplicabile.

6. Destinatari și categorii de destinatari

6.1. PRYSMA poate comunica Datele Participanților către următoarele categorii de destinatari, în măsura necesară și proporțională scopurilor:

1. Clientul și Utilizatorii Profesioniști autorizați de Client, pentru furnizarea Rapoartelor și administrarea evaluărilor;
2. furnizori de servicii tehnologice, de infrastructură, de securitate, de comunicare și de asistență, înregistrați contractual ca persoane împuternicite sau subîmputernicite, după caz;
3. consultanți profesioniști, inclusiv consultanți juridici, auditori sau specialiști în securitate, în scop de conformitate, audit și apărare a drepturilor;
4. autorități publice sau instanțe judecătorești, atunci când legea impune sau permite în mod legitim.

6.2. Clientul primește Rapoartele și Datele Participanților în calitate de operator. Orice comunicare ulterioară către angajatori, instituții educaționale, clinici, terți beneficiari, Participanți sau alte persoane se realizează de Client, pe propria răspundere.

7. Transferuri internaționale de date

7.1. Dacă datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European, PRYSMA va asigura existența unui mecanism de transfer valabil, cum ar fi o decizie de adecvare sau clauze contractuale standard, și va implementa, când este cazul, măsuri suplimentare tehnice sau contractuale adecvate, pe baza unei evaluări a riscului de transfer.

8. Măsuri de securitate tehnice și organizatorice

8.1. PRYSMA menține un program de securitate pe care îl consideră proporțional cu riscurile, care poate include control al accesului, criptare a datelor în cazurile necesare, întocmirea de jurnale de activitate și monitorizare, segregare logică a datelor între clienți, politici de dezvoltare securizată, managementul vulnerabilităților și testări periodice.

8.2. În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal care afectează Datele Participanților prelucrate în numele Clientului, PRYSMA va notifica Clientul fără întârzieri nejustificate și va furniza informațiile disponibile în mod rezonabil pentru ca acesta să își poată îndeplini obligațiile de notificare și documentare potrivit GDPR.

9. Drepturile persoanelor vizate

9.1. Clientul este responsabil pentru soluționarea cererilor persoanelor vizate privind Datele Participanților, evaluarea, Rapoartele și orice utilizare ulterioară a acestora, precum și cu privire la informarea acestora cu privire la drepturile ce le revin în temeiul legislației aplicabile.

9.2. În cazul în care PRYSMA primește o solicitare privind Datele Participanților prelucrate în numele Clientului, PRYSMA va redirecționa solicitarea către Client sau va asista Clientul, în măsura în care acest lucru este rezonabil, în conformitate cu art. 28 GDPR și prezentului acord.

9.3. PRYSMA va răspunde direct solicitărilor persoanelor vizate exclusiv în ceea ce privește prelucrările pentru care acționează în calitate de operator independent, cum ar fi datele de cont, facturare, suport, asigurarea securității Platformei sau comunicări proprii.

10. Politica privind minorii

10.1. PRYSMA nu este o platformă dedicată sau destinată în mod particular evaluării de persoane minore sau aflate sub vârsta minimă stabilită de lege pentru servicii ale societății informaționale în statul de reședință al persoanei vizate.

10.2. Dacă este necesară prelucrarea datelor minorilor, Clientul este singurul responsabil pentru identificarea unui temei juridic valid și pentru obținerea consimțământului titularului autorității părintești atunci când consimțământul este temeiul prelucrării și acordul este necesar potrivit legii aplicabile.

11. Retenție și ștergere

11.1. Clientul stabilește durata de păstrare pentru Datele Participanților în Contul său și este responsabil să le șteargă atunci când nu mai sunt necesare pentru scopurile stabilite de Client. PRYSMA oferă instrumente de export și ștergere, în limitele funcționalităților Platformei.

11.2. După încetarea contractului din orice motiv, PRYSMA va permite Clientului să exporte Datele Participanților și Rapoartele existente în Cont, pentru o perioadă maximă de 24 de luni. După expirarea acestei perioade, PRYSMA va șterge sau anonimiza Datele Participanților (la alegerea sa), cu excepția datelor pe care PRYSMA este obligată legal să le păstreze, a copiilor de siguranță păstrate temporar din motive tehnice, a Datelor Participanților care au furnizat un acord special pentru cercetare științifică sau statistică, a datelor a căror păstrare este impusă de lege, precum și a Datelor Anonimizate.

11.3. Datele Anonimizate pot fi păstrate pe termen nedeterminat, în măsura în care nu mai pot fi asociate cu o persoană identificată sau identificabilă.

12. Decizii individuale automatizate

12.1. PRYSMA nu adoptă decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra persoanelor vizate sau să le afecteze în mod similar semnificativ. Rapoartele generate automat au caracter de instrument suport și sunt supuse interpretării umane de către Client sau de profesioniștii desemnați de acesta.

12.2. Clientul este responsabil să se asigure că orice decizie luată pe baza Rapoartelor respectă cerințele prevăzute de legislația aplicabilă, inclusiv regulile privind deciziile individuale automatizate, transparența, intervenția umană și drepturile Participantului.

13. Responsabil cu protecția datelor și contacte

13.1. PRYSMA a desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), acesta putând fi contactat la adresa de e-mail [email protected]. Pentru orice cereri sau preocupări privind protecția datelor, persoanele vizate pot contacta PRYSMA și la adresa indicată în Termeni și Condiții și pe website.

14. Reglementări aplicabile și prevalență

14.1. PRYSMA respectă Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 190/2018 și celelalte dispoziții aplicabile în jurisdicțiile în care își oferă serviciile. În caz de conflict între prezenta anexă și legislația imperativă, dispozițiile legii aplicabile prevalează.

14.2. În măsura în care PRYSMA oferă servicii în mai multe state membre, particularitățile locale obligatorii, cum ar fi pragurile de vârstă pentru minori sau cerințe de informare sectoriale, vor fi reflectate în fluxurile și documentația de informare puse la dispoziția persoanelor vizate, în măsura în care aceste obligații revin PRYSMA.

15. Actualizări ale prezentei anexe

15.1. PRYSMA poate actualiza prezenta anexă pentru a reflecta modificări legislative sau operaționale. Orice modificare semnificativă va fi comunicată într-un mod rezonabil, iar versiunea actualizată va fi disponibilă în interfața serviciilor.

15.2. Continuarea utilizării serviciilor după data intrării în vigoare a modificărilor reprezintă acceptarea acestora, fără a afecta drepturile persoanelor vizate prevăzute de lege.

Anexa 2 — Informații speciale pentru consumatori

1. Identitatea comerciantului, serviciul și prețul

1.1. Consumatorul este persoana fizică definită în legea aplicabilă din statul în care domiciliază sau are o rezidență permanentă și care contractează direct cu PRYSMA, aflându-se în afara unei activități comerciale, economice, profesionale sau liberale.

1.2. Nu este consumator persoana fizică autorizată să presteze servicii profesionale inclusiv PFA sau alte forme de exercitare a unei profesii fără personalitate juridică, dacă aceasta contractează în legătură cu activitatea sa profesională.

1.3. Participanții invitați de un Client să completeze teste prin Platformă nu sunt considerați, prin simpla participare la evaluare, consumatori care contractează direct cu PRYSMA.

1.4. Identitatea, datele de contact, descrierea serviciului digital și funcționalitățile principale sunt prezentate în cuprinsul Termenilor și Condițiilor și, mai detaliat, înainte de comandă în interfața Platformei.

1.5. Prețul utilizării Platformei include toate taxele aplicabile.

1.6. Durata abonamentului și condițiile de reînnoire sunt afișate în secțiunea corespunzătoare a Platformei.

2. Dreptul de retragere

2.1. Consumatorul are dreptul să se retragă din contract în 14 (paisprezece) zile de la încheiere fără a invoca vreun motiv.

2.2. Pentru a exercita dreptul, acesta trebuie să transmită o declarație neechivocă de retragere folosind canalele de contact disponibile conform Platformei.

2.3. Dacă consumatorul a consimțit în mod expres să înceapă furnizarea în perioada de retragere și a acceptat că va pierde dreptul de retragere în condițiile legii, furnizarea poate începe imediat, iar dreptul se pierde odată cu executarea, parțială sau integrală, a serviciului contractat, în măsura permisă de lege.

2.4. Consumatorul nu poate solicita rambursarea sumei plătite către Platformă în situația în care serviciul a fost executat integral în condițiile legii. În cazul unei executări parțiale, consumatorul poate solicita rambursarea parțială, în limitele valorii serviciului neexecutat, dacă legea aplicabilă impune acest lucru.

2.5. Rambursările se efectuează fără întârzieri nejustificate, folosind aceeași metodă de plată.

3. Reînnoire și anulare

3.1. Reînnoirea automată este opțională și poate fi dezactivată oricând din Cont, dacă această funcționalitate este disponibilă pentru planul contractat.

3.2. Proprietarul va informa în mod clar cu privire la reînnoire înainte de data scadenței, în măsura cerută de lege și potrivit funcționalităților de plată disponibile. Anularea trebuie să fie disponibilă printr-un mecanism rezonabil și accesibil.

4. Reclamații și soluționare alternativă a litigiilor

4.1. Consumatorul poate transmite reclamații utilizând datele de contact disponibile pe Platformă.

4.2. Consumatorul are dreptul de a apela la mecanismele de soluționare alternativă a litigiilor recunoscute de lege.

4.3. Autoritatea națională competentă în România este Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor; pentru alte state membre ale Uniunii Europene, consumatorii se pot adresa autorităților naționale competente.